Uitdaging
Warmteservice Groningen uit Groningen kampte met vier grote problemen:
- Planning chaos - 11 uur per week kwijt aan plannen met Excel en gekleurde Post-its op een whiteboard
- Trage callbacks - Klanten moesten 2-3 dagen wachten voordat ze teruggebeld werden, veel haakten af
- Inefficiënte routes - Monteurs reden soms 3x per dag van noord naar zuid door de stad
- Gemiste kansen - 30% van de leads kwam niet verder dan de eerste call door planning bottleneck
Met 12 monteurs en 40-50 serviceaanvragen per week kon eigenaar Henk Bakker het niet meer bijhouden. "Ik zat elke ochtend van 7 tot 9 uur te puzzelen met de planning. En als er dan een spoedklus tussendoor kwam, kon ik alles opnieuw beginnen."
Oplossing
We bouwden een AI Planning Assistent met drie slimme componenten:
1. Automatische Callback Scheduling
- Inkomende leads worden binnen 15 minuten geanalyseerd (urgentie, locatie, type klus)
- AI bepaalt welke monteur het beste past (expertise + locatie)
- Automatische Google Calendar afspraak + SMS naar klant én monteur
- Gemiddelde callback tijd: 2-3 dagen → 1,5 uur
2. Route Optimalisatie
- Dagelijkse route planning op basis van postcodes en tijdvensters
- Rekening houdend met monteur specialisaties (CV, warmtepomp, airco)
- Automatische herplanning bij spoedklussen
- 23% minder kilometers door slimmere routes
3. WhatsApp Notificaties
- Monteurs krijgen ochtend-update met dag planning
- Klanten ontvangen bevestiging + monteur foto en ETA
- Automatische herinneringen dag van tevoren
Technologie
- n8n - Workflow automatisering en planning logica
- OpenAI GPT-4 - Lead analyse en urgentie bepaling
- Google Calendar - Monteur agenda beheer
- Supabase - Lead database en planning history
- Twilio - WhatsApp en SMS notificaties
Resultaten
Tijdsbesparing
- Planning: 11 uur → 30 min per week
- Telefoonhockey: 6 uur → 1 uur per week (minder heen-en-weer bellen)
- Totaal: 16,5 uur/week vrijgespeeld voor eigenaar
Business Impact
- Callback snelheid: 2-3 dagen → 1,5 uur gemiddeld
- Lead conversie: +28% (van 42% naar 70%)
- Klantreviews: 3,8 → 4,6 sterren op Google (snellere service)
- Kilometers: -23% door slimmere routes
Financieel
- Tijdsbesparing eigenaar: 16,5u/week × €45/uur × 48 weken = €35.640/jaar
- Extra omzet: 28% hogere conversie = circa €18K extra/jaar
- Brandstofbesparing: 23% × €12K/jaar = €2.760/jaar
- Investering: €8.500 (eenmalig platform) + €89/maand onderhoud
- ROI: 4,2x in eerste jaar
Quote
"De eerste week dacht ik: dit gaat nooit werken. Maar na 3 weken was ik al 's ochtends klaar om half 8 in plaats van half 9. Nu kan ik eindelijk tijd besteden aan acquisitie in plaats van alleen planning. En onze klanten zijn veel tevredener omdat ze niet meer dagen hoeven te wachten."
— Henk Bakker, Eigenaar Warmteservice Groningen
Technische uitdaging
De grootste uitdaging was het balanceren tussen urgentie en efficiency. Een spoedklus voor een kapotte CV in de winter moet voorrang krijgen, maar je wilt niet dat je hele planning in de war raakt.
We losten dit op met een "priority score" (0-100) die rekening houdt met:
- Urgentie (kapotte verwarming in winter = 90+)
- Klantwaarde (bestaande relatie vs. nieuwe lead)
- Route-impact (hoeveel moet je omgooien?)
Het systeem stelt automatisch voor om spoedklussen in te passen, maar vraagt bevestiging als de impact >30 min extra reistijd is.
Volgende stappen
Ben jij ook uren kwijt aan planning met Excel? Plan een gratis AI check (30 min) om te ontdekken hoeveel tijd jouw installatiebedrijf kan besparen.
Wil jij ook zulke resultaten?
Plan een gratis AI check van 30 minuten en ontdek welke quick wins er voor jouw bedrijf mogelijk zijn
Plan Gratis AI Check