Uitdaging
Van Dijk & Partners Accountants uit Rotterdam kampte met drie grote problemen:
- Handmatige factuur verwerking - 18 uur per week kwijt aan het invoeren van facturen
- Late declaraties - Klanten kregen pas na 6 weken hun declaraties, €65.000 verlies door late betaling
- Fouten in administratie - 12% van facturen bevatte typfouten door handmatig invoeren
- Verloren inkomsten - 8 uur/week besteed aan het opvolgen van ontbrekende bonnetjes van klanten
Hun 12 accountants besteedden meer tijd aan administratie dan aan klantadvies. Klanten waren gefrustreerd over trage communicatie en factuur fouten.
Oplossing
We bouwden een intelligente document verwerking hub:
1. Smart Document Intake
- Klanten uploaden bonnetjes/facturen via WhatsApp, email of web portal
- OCR (Optical Character Recognition) leest automatisch bedrag, datum, BTW, leverancier
- AI categoriseert documenten (kantoorkosten, autokosten, maaltijden, etc.)
2. Automatische Facturatie
- N8N workflow genereert declaraties zodra uren zijn ingevoerd
- AI controleert declaraties op volledigheid en juistheid
- Automatische verzending naar klanten met persoonlijke toelichting
- Herinnering na 14 dagen bij niet-betaling
3. BTW Aangifte Automation
- Automatische BTW berekening per kwartaal
- Export naar Exact Online / Twinfield
- Overzicht voor klant met één klik
- Deadline herinneringen 2 weken voor inlever datum
4. Client Portal
- Klanten zien real-time hun administratie status
- Upload bonnetjes 24/7 via drag & drop
- Download declaraties en BTW overzichten
- Chat functie voor vragen
Technologie
- n8n - Workflow orchestratie
- Tesseract OCR - Document scanning
- OpenAI GPT-4 - Categorisatie en controle
- Supabase - Database en file storage
- Exact Online API - Boekhoudpakket integratie
- Next.js - Client portal
Resultaten
Tijdsbesparing
- Factuur verwerking: 18u → 4u per week (€42K besparing)
- Declaraties: 8u → 30 min per week (€22K besparing)
- BTW aangifte: 6u → 1u per kwartaal (€14K besparing)
Business impact
- Declaratie doorlooptijd: 6 weken → 2 dagen
- Fout percentage: 12% → 1%
- Klant tevredenheid: 68% → 94%
- Late betalingen: €65K → €15K (€50K improvement)
Financieel
- Tijdsbesparing: €78K/jaar (accountants kunnen 15 extra klanten bedienen)
- Snellere betaling: €50K cashflow verbetering
- Minder fouten: €12K besparing (geen correcties/coulance meer)
Totaal: €112K besparing + €140K extra omzet in eerste jaar
Quote
"Onze accountants zijn nu écht adviseurs geworden in plaats van data-invoerders. Klanten uploaden hun bonnetjes via WhatsApp en binnen 2 dagen staat de declaratie klaar. We hebben 15 nieuwe klanten kunnen aannemen zonder extra personeel."
— Robert van Dijk, Managing Partner
Technische uitdaging
Het moeilijkste onderdeel was de OCR accuracy voor bonnetjes. Kassabonnetjes zijn vaak slecht leesbaar (vervaagd, gekrukt, slechte foto's).
We combineerden 3 technieken:
- 🔍 Tesseract OCR voor de basis text extractie
- 🤖 OpenAI Vision API voor moeilijk leesbare bonnetjes
- ✅ Confidence scoring - bonnetjes met minder dan 80% zekerheid gaan naar handmatige review
Het systeem heeft nu 96% accuracy en verwerkt 400+ bonnetjes per week zonder menselijke interventie.
Volgende stappen
Ben jij accountant of boekhouder? Plan een gratis AI check om te ontdekken hoeveel tijd jij kunt besparen met document automatisering.
Wil jij ook zulke resultaten?
Plan een gratis AI check van 30 minuten en ontdek welke quick wins er voor jouw bedrijf mogelijk zijn
Plan Gratis AI Check